No importa que tan grande sea tu empresa, la industria en la que trabaje o el tiempo que lleve operando; si hay algo que es cierto para todo tipo de negocios es que un flujo de caja saludable es primordial para su supervivencia y crecimiento. Aún así, son muchos los dueños y dueñas de pequeñas y medianas empresas que cometen errores al gestionar el flujo de caja que pueden llevar a problemas financieros e incluso arriesgar la salud y proyección del negocio.
En este artículo revisaremos 5 de los errores más comunes que afectan a las pymes al manejar el flujo de caja y consejos para que puedas evitarlos.
Sobreestimar las ventas e ingresos a futuro
Por un lado, una actitud positiva es necesaria a la hora de administrar un negocio. De hecho, ese optimismo puede hacer la diferencia ante la aparición de obstáculos típicos que enfrentan las pymes. Sin embargo, el ser demasiado optimista podría hacerte sobreestimar el volumen de tus ventas o ganancias a futuros, lo que terminará perjudicando tu negocio a largo plazo.
Consejo: estima la tasa de proyección de tu empresa y actualízala regularmente para tener siempre expectativas realistas de su futuro. Eso sí, ten en cuenta que las proyecciones jamás serán exactas y es muy probable que el resultado final no sea 100% igual al esperado.
Por eso, cuando hagas la proyección de ingresos de tu empresa, lo mejor es ser precavid@. Si bien puedes apuntar a una meta ambiciosa en materia de ventas, tu presupuesto y tu plan de gastos debería basarse en una estimación más conservadora.
Confundir ingresos con ganancias
Manejar tu flujo de caja de manera inteligente significa saber cuánto dinero entra y sale de tu empresa. Desafortunadamente, existen emprendedores con menos experiencia que confunden los ingresos y las ganancias de su empresa. ¿Cuál es la diferencia? Es simple: mientras que los ingresos hacen referencia al dinero obtenido a través de ventas, las ganancias se pueden entender como los ingresos netos.
En otras palabras, la ganancia es lo que queda después de restarle a los ingresos los gastos y deudas de la empresa. En otras palabras, si bien tener ingresos altos es una buena señal, esto puede no significar mucho si los costos y gastos mensuales son similares o superiores.
Consejo: haz un hábito el revisar tuis ingresos y egresos cada mes. Esto de permitirá calcular tus ganancias, un indicador más claro del dinero que tu empresa está generando. Manejar estos números te permitirá tomar decisiones financieras más informadas con el paso del tiempo.
No hacer seguimiento del inventario
Cuando no cuentas con un sistema de gestión de inventario o cuando el que tienes no funciona bien, corres riesgo de tener problemas de flujo de caja, sin embargo, menos del 50% de las pequeñas y medianas empresas no hacen seguimiento de inventario o lo hacen de forma manual.
Desafortunadamente, cuando no tienes control sobre tu inventario es fácil que ocurran demoras por falta de stock o por mala gestión de las órdenes. Este tipo de problemas no solo interrumpe tu flujo de caja, sino que también puede perjudicar la confianza de tus clientes y causar problemas de efectivo a largo plazo.
Consejo: mantente al tanto de tu stock para tener una noción de cuánto tiempo durará tu inventario actual. Luego cruza esos datos con la información de ventas de periodos anteriores y asegúrate de que tus proyecciones estén en buen camino.
No tomar acción frente a facturas impagas
Si eres dueñ@ o encargad@ de finanzas de una empresa ya sabes que el cobro de facturas es esencial para mantener un flujo de caja estable. Por lo mismo, tu empresa puede entrar en aprietos cuando sus clientes se demoran más de lo acordado en pagar tus facturas, incluso obligándote a cambiar la forma en que administras tu negocio.
La situación también puede empeorar mientras más tiempo la dejes sin tomar acción inmediata, ya que tus clientes podrían interpretarlo como un pase libre para ser flexibles en sus pagos. Ser proactivo con respecto a las facturas ayuda a garantizar que los retrasos inesperados en el pago no sean un problema recurrente para su negocio.
Consejo: una forma de reducir las demoras en el pago de facturas es fijar expectativas y límites claros con tus clientes al inicio de su relación de negocios, sin embargo, a veces no basta con esto. Cuando el caso sea ese, puedes buscar otras técnicas para fomentar el pago a tiempo, como cobrar por adelantado u ofrecer múltiples opciones de pago.
No anticipar los cambios por periodo en el flujo de caja
Incluso las empresas más exitosas tienen temporadas altas y bajas. Es perfectamente normal e incluso esperable para la mayoría de los rubros. Dicho eso, establecer proyecciones de rendimiento anual para tu empresa sin considerar las posibles pausas o caídas en las ventas puede traerte decepción si es que estas llegan a ocurrir.
Por ejemplo, si los meses de verano suelen ser un periodo de ventas bajas para tu empresa, no es recomendable hacer pronósticos financieros basados en el rendimiento de los meses de primavera o invierno. Hacerlo solo te daría falsas expectativas sobre las ganancias que tu negocio generará durante ese periodo y te podría llevar a hacer gastos desinformados que perjudicarán a tu empresa.
Consejo: familiarízate con las tendencias de rendimiento de tu negocio y sé conservador@ a la hora de planificar tu presupuesto. Así evitarás terminar con un flujo de caja demasiado bajo cuando bajen tus ventas. También puedes considerar acceder a una línea de crédito en VA! para así tener un colchón financiero en caso de que lo necesites.
Ampliar tu negocio demasiado rápido
Si bien la idea de hacer crecer tu negocio lo más rápido posible suena tentador hay varios beneficios asociados a crecer de manera paulatina y siendo consciente del proceso. Uno de esos beneficios es contar con un flujo de caja saludable.
Un crecimiento extremadamente rápido te puede llevar a una situación en que los egresos aumentan para dar abasto a un número de ventas mayor, pero los ingresos no aumentan al mismo nivel porque aún provienen de un volumen de ventas menor al esperado.
Eso sí, aunque los ingresos eventualmente alcancen el nivel de los egresos, el retraso entre ambas métricas puede producir una falta de liquidez grave en la que los ingresos siempre estén un paso detrás de los gastos y costos asociados a mantener tu empresa.
Consejo: Tómate tu tiempo. Busca formas de aumentar tus ingresos de manera gradual manteniendo los costos y gastos relativamente bajos. De esta forma tus ganancias irán creciendo mes a mes, al igual que tu flujo de caja. Con el paso del tiempo podrás ampliar tu empresa un poco más rápido una vez que tengas una base financiera sólida que sirva para soportar las bajas de flujo de caja que puedan.
